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Prevención de riesgos laborales en oficinas

Prevención de riesgos laborales en oficinas: el riesgo no se ve, pero está

Lo que más bajas provoca en una oficina no son los accidentes, sino el desgaste: cervicales, espalda, muñecas, vista cansada y, cada vez más, estrés. Son problemas que aparecen poco a poco, después de años con la silla mal regulada, la pantalla a la altura equivocada y jornadas enteras delante del ordenador. Los accidentes también existen, sobre todo caídas: un cable cruzado, un cajón abierto o una silla usada como escalera.

La base legal es la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. A partir de ahí, en oficinas pesan sobre todo dos normas: el RD 488/1997, que regula el trabajo con pantallas de visualización de datos, y el RD 486/1997, que fija las condiciones de los lugares de trabajo (temperatura, iluminación, espacio y orden). Y desde la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, los puestos en teletrabajo también tienen que estar evaluados.

Qué obligaciones de PRL tiene una oficina o un despacho

Da igual que seas una gestoría con tres personas o una empresa con toda una planta de oficinas. Desde el primer trabajador contratado hay obligaciones, y estas son las básicas:

• Elegir una modalidad preventiva: servicio de prevención ajeno, asunción por el propio empresario (solo en los casos que permite la ley), trabajador designado o servicio propio.
• Un plan de prevención que explique cómo se organiza la seguridad en tu empresa.
• Evaluación de riesgos por puesto, incluidos los puestos con pantallas, la atención al público y el teletrabajo.
• Planificación de la actividad preventiva: qué se corrige, quién lo hace y en qué plazo.
• Formación e información a cada trabajador sobre los riesgos de su puesto.
• Vigilancia de la salud, con el protocolo específico de pantallas de visualización de datos.
• Medidas de emergencia: evacuación, extintores, primeros auxilios y personas designadas.
• Evaluación de riesgos psicosociales: carga de trabajo, ritmo, organización y relaciones.
• Coordinación con las empresas que entran en tus oficinas: limpieza, mantenimiento o la propiedad del edificio.

Riesgos laborales más frecuentes en oficinas

• Trabajo con pantallas: fatiga visual, dolor de cabeza y molestias en cuello y hombros.
• Posturas y sedentarismo: horas sentado con una silla, una mesa o un portátil que no se ajustan a la persona.
• Caídas al mismo nivel: cables, cajas en los pasillos, suelos recién fregados o alfombras sueltas.
• Riesgos psicosociales: picos de trabajo, interrupciones constantes, plazos ajustados y dificultad para desconectar.
• Condiciones ambientales: en trabajos sedentarios de oficina, el RD 486/1997 marca una temperatura de entre 17 y 27 °C y una humedad relativa de entre el 30 y el 70 %, además de una iluminación adecuada a la tarea.
• Riesgo eléctrico: regletas conectadas en cadena, cables dañados y cuadros eléctricos sin señalizar.
• Incendio y evacuación: salidas bloqueadas, extintores sin revisar o personal que no sabe qué hacer en caso de emergencia.

Pantallas de visualización de datos: qué exige el RD 488/1997

La norma se aplica a quien usa la pantalla durante una parte relevante de su jornada. Según la guía técnica del INSST, se considera trabajador usuario a quien pasa más de cuatro horas diarias o veinte semanales delante de la pantalla. Para estos puestos, la empresa tiene que:

• Evaluar el puesto completo: pantalla, teclado, silla, mesa, iluminación, reflejos y espacio disponible.
• Organizar el trabajo con pausas o cambios de actividad que reduzcan el tiempo seguido frente a la pantalla.
• Ofrecer vigilancia de la salud antes de empezar, de forma periódica y cuando aparezcan molestias, con especial atención a la vista.
• Facilitar gafas o dispositivos correctores especiales cuando el reconocimiento lo indique y las gafas normales no sirvan para ese trabajo.

Muchos problemas se resuelven con ajustes sencillos. Cuando no es así, los estudios ergonómicos ayudan a encontrar la causa, y una formación en hábitos saludables y riesgos ergonómicos hace que la plantilla sepa ajustar su propio puesto.

Teletrabajo y desconexión digital

Con la Ley 10/2021, el trabajo a distancia regular tiene que contar con su propia evaluación de riesgos. La evaluación se limita a la zona de la casa habilitada para trabajar y la empresa no puede entrar en el domicilio sin permiso de la persona trabajadora, así que lo habitual es hacerla con un cuestionario y, si hace falta, con fotos del puesto.

La misma ley y la Ley Orgánica 3/2018 reconocen el derecho a la desconexión digital, y la empresa tiene que tener una política interna que lo garantice. Te ayudamos a redactar el protocolo de desconexión digital y a integrarlo en tu plan de prevención.

Formación en prevención de riesgos para oficinas

La formación tiene que darse al incorporarse a la empresa, al cambiar de puesto o de herramientas y siempre que aparezcan riesgos nuevos. Debe centrarse en el puesto concreto y hacerse dentro de la jornada o descontando ese tiempo de ella. En oficinas, lo mínimo es trabajar con pantallas, ergonomía, emergencias y riesgos psicosociales.

Otros cursos que suelen tener sentido en oficinas: riesgos psicosociales, acoso e igualdad, gestión del estrés y la ansiedad, primeros auxilios y extinción de incendios en la empresa.

Cómo trabajamos la prevención de riesgos laborales en oficinas

• Visita a tus oficinas para ver los puestos reales, no los de un plano.
• Evaluación de riesgos laborales por puesto, con pantallas, teletrabajo y riesgos psicosociales incluidos.
• Plan de prevención y planificación con medidas concretas, responsables y plazos.
• Formación online o presencial, adaptada al puesto.
• Vigilancia de la salud con protocolo de pantallas de visualización de datos.
• Coordinación de actividades empresariales (CAE) con limpieza, mantenimiento y la propiedad del edificio.

Un único interlocutor para todo, y la documentación ordenada por si llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo.

Prevención de riesgos laborales en otros sectores

Si tu empresa también tiene almacén o centros asistenciales, consulta nuestra página de prevención de riesgos laborales en logística, la de sanidad o el resto de sectores en los que trabajamos.

Da el siguiente paso con Unión Gestora

Cuéntanos cuántas personas trabajan en tu oficina y si tienes teletrabajo. Revisamos lo que ya tienes, te decimos qué falta y te proponemos un plan que puedas cumplir de verdad en el día a día.